Leistungsbeschreibung
Version 1.0Stand: 09. Juni 2026
Diese Leistungsbeschreibung definiert den Funktionsumfang der cloudbasierten Handwerkersoftware Heina (nachfolgend „Software"). Sie ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und beschreibt die Leistungen, die der Anbieter im Rahmen des gewählten Abonnements erbringt.
Der Leistungsumfang gilt einheitlich für alle Tarife (START, CORE, PRO). Die Tarife unterscheiden sich ausschließlich in der Anzahl der enthaltenen Benutzerkonten, nicht im Funktionsumfang. Details zu den Tarifen finden Sie im aktuellen Preismodell.
1. Kernfunktionen
CRM & Kundenverwaltung
- •Kunden- und Kontaktverwaltung mit Kategorien (B2B, B2C, Hausverwaltung)
- •Kontakthistorie und Kommunikationsprotokoll
- •DSGVO-Einwilligungsverwaltung mit Status-Ampel
- •Notfall-Modus für schnelle Kundenanlage mit nachzuholender Einwilligung
Angebotswesen
- •Erstellung, Bearbeitung und Versand von Angeboten
- •Positionsverwaltung mit Leistungskatalog-Anbindung
- •Fremdwährungsunterstützung
- •GAEB-Import und -Export (Ausschreibungen)
- •Gültigkeitsüberwachung mit Ablaufwarnung
- •Ein-Klick-Auftragsübernahme (Angebot → Auftragsbestätigung + Projekt)
Rechnungsstellung
- •Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen
- •E-Rechnung: XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.2
- •Reverse-Charge-Verfahren (§13b UStG)
- •Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a EStG) mit separatem Lohnkostenausweis
- •Stornorechnungen (GoBD-konform)
- •Automatische AGB-Anhängung an Angebots- und Rechnungs-PDFs
Projektsteuerung
- •Projektanlage mit Status-Lebenszyklus (von Bestätigung bis Archivierung)
- •Projektakte mit Übersicht, Budget, Dokumenten und Qualitätstabs
- •Bautagebuch mit Fotodokumentation
- •Checklisten und Aufmaßerfassung
- •Materiallisten und Bestellmanagement
- •Nachtragsmanagement (Change Orders)
Zeiterfassung
- •Start/Stopp-Timer und manuelle Erfassung
- •Projekt- und kundenbezogene Zuordnung
- •GPS-Unterstützung
- •Arbeitsberichte mit digitaler Unterschrift
- •Stundensatz-Auswertung (Soll/Ist)
Plantafel & Einsatzplanung
- •Wochenansicht mit Drag-and-Drop-Zuordnung
- •Monteureinsatzplanung
- •Tageseinsatzanzeige mit Baustellenadresse und Routenplanung
- •Vorplanung für offene Aufträge
2. Finanzmodule
Offene Posten & Mahnwesen
- •Debitoren- und Kreditorenverwaltung
- •Automatische Eskalationsstufen (Zahlungserinnerung bis letzte Mahnung)
- •Verzugszinsenberechnung nach §§ 286, 288 BGB inkl. aktuellem Basiszinssatz
- •Mahnvorschläge auf dem Dashboard
Kassenbuch
- •GoBD-konformes Kassenbuch mit Tagesabschluss
- •Einnahmen- und Ausgabenverwaltung
- •Manipulationssichere Protokollierung
Bank & Buchhaltung
- •Bank-Anbindung (FinTS/HBCI)
- •Automatischer Zahlungsabgleich
- •DATEV-Export (Buchungsstapel EXTF inkl. Belegbilder)
- •LODAS-Schnittstelle
- •Lexware- und SevDesk-Export
- •GDPdU-konformer Datenexport
Berichte & Auswertungen
- •Umsatzübersicht und Cashflow-Berichte
- •USt-Voranmeldungsübersicht
- •Monatsabschluss
- •Nachkalkulation (Soll/Ist-Vergleich pro Projekt)
- •Effektiver Stundensatz-Analyse
3. Betriebsmodule
Lagerverwaltung & Material
- •Bestandsführung mit Mindestmengen
- •Materialbestellungen mit Lieferantenverwaltung
- •Wareneingang mit Soll/Ist-Prüfung und Unterschrift
- •Retourenmanagement (RMA-Prozess mit Gutschriftverfolgung)
Fuhrpark & Inventar
- •Fahrzeugverwaltung mit Prüfterminen
- •Leistungskatalog mit Standardleistungen und Preisen
Objektakte / Liegenschaften
- •Gebäude- und Einheitenverwaltung (Wohnungen, Gewerbe, etc.)
- •Ansprechpartner pro Objekt (Eigentümer, Verwalter, Hausmeister)
- •Objekthistorie: anonymisierte projektübergreifende Einsatzhistorie
- •Verknüpfung von Projekten mit Objekteinheiten
Weitere Betriebsmodule
- •Wartungsverträge mit Terminüberwachung
- •Geschäftsbriefe (Zahlungserinnerung, Terminbestätigung, Auftragsbestätigung, Freitext)
- •Anfragenverwaltung (Lead-Funnel)
- •Eingangsrechnungen (OCR-Erkennung, Skonto, 4-Stufen-Freigabe)
4. KI-gestützte Funktionen
Hinweis: Alle KI-generierten Inhalte werden als solche gekennzeichnet. Die KI-Assistentin „Heina" gibt sich stets als künstliche Intelligenz zu erkennen. Die Verantwortung für die Verwendung KI-generierter Inhalte liegt beim Nutzer.
KI-Nutzung pro Plan
START
KI inklusive
Für Einzelnutzer
CORE
Großzügiges Kontingent
Für Teams bis 5
PRO
Maximales Kontingent
Für große Teams
Das KI-Kontingent gilt firmenweit (alle Benutzer zusammen). Für die meisten Betriebe reicht das enthaltene Kontingent vollständig aus. Bei Bedarf können zusätzliche Kontingente erworben werden. Der Verbrauch ist im Admin-Bereich unter „Einstellungen › KI-Nutzung“ einsehbar.
Dokumenten-Posteingang
- •KI-gestützte Klassifizierung eingehender Dokumente (Rechnung, Angebot, Terminbestätigung etc.)
- •Smart-Create: Aus Dokument automatisch Projekt und Kunde anlegen
- •Unterstützung gängiger Formate (PDF, Bild, E-Mail/.msg)
Sprachauftrag (Voice-to-Quote)
- •Freitext- oder Spracheingabe in natürlicher Sprache
- •KI-Analyse: automatische Erkennung von Kunde, Positionen, Mengen und Preisen
- •Handwerker-Fachbegriffe werden erkannt und korrigiert
- •Direktes Erstellen eines Angebotsentwurfs
KI-Textvorschläge & Preisrecherche
- •KI-Unterstützung bei Angebots- und Berichtstexten
- •Marktübliche Preisrecherche für Positionen
- •Intelligente Spalten-Zuordnung beim Datenimport (KI-Mapping-Assistent)
KI-Plausibilitätsprüfung
- •9 regelbasierte Prüfungen (Pflichtfelder, Arithmetik, Reverse Charge, §35a, etc.)
- •Zusätzliche LLM-Kontextanalyse
- •Ergebnis mit kategorisierten Hinweisen (OK, Warnung, Fehler)
5. Steuerberater-Portal
Steuerberater-Zugang
- •Eigenständiger Login für den Steuerberater (Lesezugriff)
- •Dashboard mit Monats-KPIs (Umsatz, Ausgaben, USt-Zahllast)
- •Ausgangs- und Eingangsrechnungen mit Belegdownload
- •Kassenbuch-Einsicht
- •USt-Voranmeldungsübersicht (12-Monats-Tabelle)
- •DATEV- und LODAS-Exportzugriff
6. Technische Leistungen
Plattform & Verfügbarkeit
- •Cloudbasierte Webanwendung — keine lokale Installation erforderlich
- •Progressive Web App (PWA) mit Offline-Fähigkeit
- •Optimiert für Desktop, Tablet und Smartphone
- •Automatische Updates ohne Nutzereingriff
- •Regelmäßige Datensicherung (Backup)
Sicherheit & Compliance
- •Rollenbasiertes Berechtigungssystem (6 Rollen: Admin bis Auszubildender)
- •Individuelle Berechtigungs-Overrides pro Benutzer
- •GoBD-konformer Audit-Trail (SHA-256 WORM-Kette)
- •DSGVO-konforme Datenverarbeitung
- •DSGVO-Anonymisierungsfunktion für inaktive Kunden
- •TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
Datenformate & Schnittstellen
- •E-Rechnung: XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.2 (Factur-X)
- •DATEV-Export (Buchungsstapel EXTF, Belegbilder, LODAS)
- •GAEB-Import/Export für Ausschreibungen
- •Lexware- und SevDesk-Export
- •GDPdU-konformer Archivexport
- •Bank-Anbindung (FinTS/HBCI)
7. Support & Dokumentation
Support
- •KI-Assistentin „Heina" für Sofortantworten (In-App-Chatbot)
- •Support-Ticket-System mit Prioritäten und Status-Tracking
- •Screenshot-Upload bei Problemmeldungen
Dokumentation
- •Integriertes Benutzerhandbuch (Verfahrensdokumentation)
- •Modulweise Anleitungen mit Suchfunktion
- •Onboarding-Assistent für neue Nutzer
Hinweise
- 1.Der Anbieter entwickelt die Software kontinuierlich weiter. Der Leistungsumfang kann jederzeit erweitert werden. Eine Einschränkung bestehender Funktionen bedarf der Zustimmung des Kunden gemäß den AGB.
- 2.KI-gestützte Funktionen basieren auf maschinellem Lernen. Die Ergebnisse sind Vorschläge und ersetzen nicht die fachliche Prüfung durch den Nutzer. Alle KI-generierten Inhalte werden als solche gekennzeichnet.
- 3.Für den Betrieb der Software ist ein internetfähiges Endgerät mit aktuellem Webbrowser erforderlich. Die Offline-Funktionalität (PWA) ist auf vordefinierte Bereiche beschränkt.
- 4.Diese Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Es gilt die jeweils aktuelle Version.
Heina — Cloudbasierte Handwerkersoftware
Nathalie Heilmann · Lohkoppel 3 · 23867 Sülfeld
Version 1.0 · Stand: 09. Juni 2026